年次レビューで、やりたいことの棚卸しとGTDのメンテナンス

定期的に「やること・やりたいこと」を棚卸しするのが、GTDでいうところの『レビュー』です。

私の場合は、短期的視点を『週次レビュー』で、中期的視点を『3ヶ月次レビュー』で。
そして長期的視点での棚卸しを、今回紹介する『年次レビュー』でおこなっています。

『年次レビュー』でやることリスト

  1. カテゴリごとに抽象的なやりたいことを洗い出す
  2. 『トリガーリスト』からやること・やりたいことを棚卸しする
  3. 『今年やりたいことリスト』を作成する
  4. GTDフローとツールのメンテナンス

カテゴリごとに抽象的なやりたいことを洗い出す

稼ぎ、人間関係、健康(美容含む)、資産、趣味、学び・スキルアップなど、自分の中で人的資本となるカテゴリごとのアレコレについて、ざっくりと「将来、どんな感じになっていたいか」を書き出します。

ただし「いつまでに、こうなっている!」という宣言はしません。

『転職して好きなことで食べていく!』とか『語学を勉強して、たくさん海外旅行に行く!』とかいう人生における目標やキャリアプランがもともとなく、基本的にタスク管理における目標もどちらかというとボトムアップ型。

「今月はここまでやれたので、次回はスケジュールと調整しながらこんな感じで……」とフワッとした目標設定で運用しています。

生活のモットーは『生きてるだけで丸儲け』。

今日も出社して、ご飯を美味しく食べ、趣味を楽しみ、数カ月後の旅行に思いを馳せ……嗚呼、今日の私、息してるだけで偉い!ってなもんです。

去年、父が亡くなり相続でちょっとした事件がありました。(遠い目)
それもあってか余計に「手からこぼれていくものに執着せず、今あるものに感謝していこう」という考えを強めています。

ただし、私を取り巻く環境の変化には対応していかなければなりません。

頼んでもいないのに寿命が伸び続ける昨今、人生120年時代を生き抜くためのスキルも身に着けてリスクヘッジする必要もあります。

そういったことも踏まえた政治経済などのマクロな視点や、同居の父がなくなったり、娘が自立の時期を迎えようとしていたりというミクロな視点も取り入れっつつ、自分は今後どのようにしていくべきかという進むべき方向性を模索するのが『年次レビュー』での、最初の一歩です。

『トリガーリスト』からやること・やりたいことを棚卸しする

こちらは前回エントリーを参照してください。

【2018年版】私なりの『GTDトリガーリスト』

自分でつくったトリガーリストを眺め、「そういえば、これやっておいたほうがいい」ということについてインボックスにメモを追加していきます。

『今年やりたいことリスト』を作成する

続いて、ざっくりとこの一年間でやりたいことをピックアップしていきます。

予定されている映画や舞台、旅行、行きたいお店など、娯楽系のやりたいことが多いです。

あとはスキルアップなど。

こちらは一年間の中で、状況が変わったり、興味の対象が変わったりするため、3ヶ月くらいで作り直ししています。

ずっと実現不可能な項目があることにストレスを感じてしまうためです。

GTDフローとツールのメンテナンス

「やること・やりたいこと」を棚卸しした前後に、GTD全体のメンテナスもやるようにしています。

手帳を買い足したり、ノートアプリやタスク管理ツールを乗り換えたりなど、ツールをきちんとGTDに沿った使い方ができているか。

はたまた、レビューやリマインダーを無視して、気分と惰性で余計なことをしていないか……など、横道にそれてしまったGTDを元の道に戻す作業です。

手帳会議

ご存知のかたも多いかと思いますが、私は手帳が好きです。

性格の違う手帳を複数冊買っては、何をどう使うか妄想を膨らませたり、次の一年間はどの手帳をメインにすえるかを決めるという重要で至福な時間です。

正直、9月くらいから次の年の手帳が発表されるので、年次レビューを実施するタイミングよりもはるか前からソワソワしてあれこれ思考を巡らせてはいるんですけれどね……。

そのため『年次レビュー』の時は、GTDフローに則った使い方ができるか、他のタスク管理系アプリと役割を重複させていないかなどに重点を置いて確認しています。

GTDフローの見直し

そしてGTDは、未だに試行錯誤の繰り返しです。

やろうと思ってできなかったことや、基本を忘れてタブーとされることに手を出し、挙げ句に「やること・やりたいこと」に手を付けられずモヤモヤする日々に逆戻りしたりといったこともしばしば。

そんな時は惰性でなんとなく間違った方法のまま再開させるのではなく、基本をおさらいして復帰したいところです。

毎年、年一回は自分のGTDが横道に逸れていないか、きちんと「やること・やりたいこと」を放置せずにひとつひとつ片付けていけるフローになっているかを確認しています。

タスク管理ツールの見直し

日々、生活している中で、タスク管理アプリの中身も気がつくと乱れてしまいがち。

3ヶ月次レビューの時にも同じように確認していましたが、年次レビューの際には使い方が適切かどうかに注目しています。

最初に決めた「このツールはこう使おう」という使い方が実践できているか、もしも理想のフローから脱線しているなら、何が問題かを洗い出していきます。

たとえば入力の手間があってタスクの追加を怠けてしまっていたり、情報を管理しようとしていた場所への転記を忘れてしまっていたり、そもそも収集した情報に特になんの意味も持たせず、集めただけで放置してしまっていたり……など、いろいろなところで、驚くほど簡単に情報が抜け落ちてしまいます。

ツールはなるべく絞り、できる限り入力の手間を省く。

そうしてきちんとサイクルを回せるよう、ツールの面からもアプローチすることでGTDをメンテナンスしています。

まとめ

そのほか、写真アルバムの整理やバックアップフローの見直し、資産についてのポートフォリオ分析など年末を節目にいろいろな分野の戦略を練っています。

人生に目標はありませんが、周囲の人との関係を良好に保ちながら、生涯働けるだけの健康を保ちつつ、職場での居場所も確保し続け、さらに貯金していけるだけのお金を残しながら、教養を身に着けつつも精一杯趣味を楽しんでいこうと思っています。

そう考えると、けっこう私の人生も忙しいので、GTDを補助輪にして「やること・やりたいこと」にどんどんまわしていきたいです。